Elaboracion de un Manual Administrativo

Un esquema a tener en cuenta para la elaboración de un manual puede ser el siguiente que se divide en 3 titulos:

Primero: Generalidades

Este titulo debe contener los siguientes puntos:

Finalidad del Manual: Aqui se debe establecer el objetivo del manual para la organización que lo usará.

Base Legal: Es donde se deben mostrar las leyes que permiten el uso de los documentos de organización.

Alcance: Aqui se establecen los limites hasta los que puede llegar la aplicación del manual.

Aprobación: Se debe señalar quien o que organismo legal aprueba y permite usar el manual.


Segundo: Diseño Organico

Este titulo contiene lo siguiente:

Funciones generales: Desbribe las funciones que realiza la organización.

Estructura Organizativa: Aqui se muestran las unidades en las que se divide la organización.

Relación Jerarquica: Especifica la autoridad y responsabilidad de las unidades de la organización.

Organigrama: Se muestra mediante un grafico la estructura organizativa y la relación jerarquica de las unidades de la organización.


Tercero: Sobre El Manual

Por ultimo este titulo puede variar su contenido dependiendo del tipo de manual que se quiere elaborar pero en general puede mostrar lo siguiente:

Funciones de los departamentos: Aqui se describen las funciones de cada departamento o unidad de la organización.

Funciones de los cargos: Desbribe los cargos de los distintos empleados de los departamentos o unidades.

 Referencias: http://administrativas.wordpress.com/2011/12/06/manuales-administrativos/

Ventajas y Desventajas de los Manuales

Ventajas:

1. Logra y mantiene un sólido plan de organización.

2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan

general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

3. Facilita el estudio de los problemas de organización.

4. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones

necesarias en la organización.

5. Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.

6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.

7. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.

 Desventajas:

1. Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.

2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un

manual y conservarlo al día.

3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

4. Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las

operaciones.

5. El costo de producción y actualización puede ser alto.

6. Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.

7. Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.

8. Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados. Referencias: http://administrativas.wordpress.com/2011/12/06/manuales-administrativos/

¿Qué son los Manuales Administrativos?

Los manuales administrativos son libros que sirven como medios de comunicación y coordinación que contienen toda la información de una organización. Tambien se puede decir que los manuales son una guía descriptiva que establece los roles, funciones, atribuciones y responsabilidades que tienen asignada la organización, las áreas y los cargos.

Algunos de los objetivos de los manuales pueden ser:

· Mostrar la organización como un conjunto.

· Explicar las funciones de cada unidad administrativa.

· Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.

· Servir como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.

Los manuales se clasifican:

· Por su contenido

· Por su ámbito de aplicación:

· General y específico

La importancia de los manuales está en que explican de manera detallada todos los procedimientos dentro de una organización, gracias a ellos se pueden evitar errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan frecuentemente y son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le explican todo lo relacionado con la misma, desde su reseña histórica, su estructura organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento.

 Referencias: http://administrativas.wordpress.com/2011/12/06/manuales-administrativos/